Contractbewaking die zelf onderzoekt, elke nacht.
Verplichtingen, deadlines, indexatieclausules en side letters — 27 agents lezen elke nacht mee op regelniveau. Waar handmatige review structureel 3% dekking haalt, zit GuardPilot op 98,6%. Elk signaal komt mét bewijs en met een concrete vervolgstap.
Waarom periodieke controle faalt.
Een ervaren controller kan een portefeuille van duizenden clausules niet volledig doorlopen — dus wordt het een steekproef, met een dekking rond de 3%. De andere 97% wordt pas zichtbaar als er iets misgaat. GuardPilot draait elke nacht dezelfde controles op 100% van de contracten en levert bewijs-onderbouwde signalen aan de juiste persoon. Geen alert-vermoeidheid: twee onafhankelijke modellen moeten het eens zijn voor een signaal doorgaat.
Alle verplichtingen, deadlines en clausules.
Opzegtermijnen & verlengingsopties
Vervaldata en notificatievensters worden regelniveau uit elk contract gehaald en dagelijks getoetst. Een gemiste opzegging betekent stilzwijgende verlenging tegen oude voorwaarden — met bewaking komt de trigger tijdig binnen, mét voorgestelde actie.
Indexatieclausules (CBS/CPI/branche)
Elke indexatievariant heeft eigen kaderdatum, publicatiedatum en doorvoerlogica. GuardPilot volgt de CBS/CPI-publicaties, koppelt ze aan de juiste contractclausule en signaleert wanneer een ronde niet is verwerkt — of te laat, of tegen de verkeerde reeks.
Escalatie- en tariefstappen
Trappen na jaar 2, jaar 3 of bij volumedrempels worden vaak in het contract vastgelegd en daarna vergeten. De agent onderhoudt een agenda per clausule en vergelijkt de gefactureerde tarieven met wat het contract op die datum voorschrijft.
SLA-drempels & boeteclausules
Contractuele SLA's (responstijd, uptime, oplostijd) worden gekoppeld aan de operationele data en getoetst per periode. Overschrijding of onderschrijding wordt niet alleen gemeld — het bijbehorende gevolg (creditnota, boete, escalatiepad) komt er mee.
Meldingsplichten & compliance-triggers
Verplichtingen om bepaalde gebeurtenissen te melden (change of control, sub-contracting, dataverwerkingswijzigingen) worden uit het contract gelezen en gekoppeld aan reële gebeurtenissen in mail, ERP en HR-systemen.
Side letters & aanvullende afspraken
Losse afspraken buiten het masteragreement (kortingen, extra scope, uitzonderingen) worden herkend, gekoppeld aan het hoofdcontract en meegenomen in elke controle — zodat ze niet verdwijnen als de opsteller vertrekt.
Nachtcyclus, twee modellen, één beslissing.
Elk contract wordt regelniveau uitgelezen en gekoppeld aan uitvoering en factuur. Een triage-agent bepaalt of iets aandacht verdient; een analyse-agent bouwt bewijs op; een synthese-agent formuleert het signaal. Twee onafhankelijke modellen moeten het eens zijn — verschillen ze, dan escaleert de zaak naar een mens. Geen zwarte doos: elk signaal draagt zijn spoor met zich mee.
Non-stop in productie sinds najaar 2025.
Over contractbewaking.
Wat is contractbewaking?
Contractbewaking is het continu volgen van álle verplichtingen, deadlines, indexatiemomenten en escalatieclausules in een contractportefeuille — niet één keer per jaar of bij vernieuwing, maar dagelijks. Zonder bewaking komen deadlines pas in beeld als er iets misgaat: een gemiste opzegtermijn, een vergeten indexatieronde, een SLA-boete die geëscaleerd had moeten worden. Automatische bewaking maakt van contracten een levende bron in plaats van een archief.
Waarom werkt handmatige contractbewaking niet?
In onze eigen productie-administratie halen ervaren controllers structureel rond de 3% dekking op een contractintensieve portefeuille. Dat is geen tekort aan competentie — het is een volumeprobleem: één portefeuille bevat duizenden clausules, tientallen indexatievarianten en honderden vervaldata. GuardPilot draait dezelfde controles elke nacht op 100% van de contracten en behaalt 98,6% effectieve dekking. Handmatig blijft aanwezig waar het telt: bij het beoordelen van de bewijs-onderbouwde signalen.
Welke verplichtingen bewaakt GuardPilot?
Alle contractuele triggers die tijd- of gebeurtenisgebonden zijn: opzegtermijnen, verlengingsopties, indexatiemomenten (CBS/CPI/branche), tariefstappen na looptijd, SLA-drempels, boeteclausules, meldingsplichten, exclusiviteitsvensters en side-letter-afspraken. Elke trigger wordt regelniveau uit het contract gehaald, gekoppeld aan de actuele datum en aan uitvoering/facturatie, en getoetst door twee onafhankelijke modellen voordat er een signaal ontstaat.
Hoe integreert contractbewaking met bestaande systemen?
GuardPilot leest documenten en data in — CLM, DMS, ERP, boekhouding, mailarchief — en produceert bewijs-onderbouwde signalen die naar de juiste persoon gaan in de kanalen die u al gebruikt (mail, ticket, Teams/Slack). Er is geen migratie nodig; het systeem draait naast uw bestaande stack. De contractenbron blijft leidend; GuardPilot voegt de bewakingslaag toe die er tot nu toe niet was.
Contractbewaking op úw portefeuille zien?
Vraag toegang tot de wachtlijst voor de eerste externe pilots, of neem contact op voor een intakegesprek.
Meer van het GuardPilot-systeem.
Omzetlekkage
5,2% van de jaaromzet lekt structureel weg — gemiste indexaties, onderfacturatie, side letters.
Contractcontrole
Geen steekproef, 100% van de portefeuille. Vier-ogen-principe, <4% false positives.
Facturatiecontrole
Elke factuur langs elk contract. €23M invoicing-coverage bewezen op eigen productie.
AI in controlling
Geen pilot die strandt — een human-in-the-loop systeem dat al non-stop draait.