Contract compliance services, doorlopend in plaats van eenmalig.
Contract compliance services zijn diensten die toetsen of contractuele afspraken worden nagekomen. Meestal gebeurt dat als project: een onderzoek, een rapport, en daarna is het weer stil. GuardPilot levert het als dienst die blijft draaien. De contracten en de administratie worden samen gelezen, en elke afwijking komt binnen met de bepaling waar die uit voortkomt.
Wat de dienst doet
De verplichtingen uitlezen
Tarieven, termijnen, indexatieclausules, drempels en side letters worden regelniveau uit de contracten gehaald, ook uit de afspraken die buiten het hoofdcontract zijn vastgelegd.
Toetsen aan wat er echt gebeurde
Elke verplichting wordt naast de administratie gelegd, dus naast facturen, boekingen en uitvoering. Waar beide uit elkaar lopen, ontstaat een bevinding.
Voorstellen, niet uitvoeren
Een bevinding komt binnen als voorstel met bewijs en een concrete vervolgstap. Wat ermee gebeurt, beslist een mens.
Waarin dit verschilt van een onderzoek
Geen adviesrapport
Een onderzoek levert een rapport op en stopt daarna. Deze dienst blijft draaien: de controle herhaalt zich elke nacht, ook nadat de eerste bevindingen zijn afgehandeld.
Geen steekproef
Een handmatige controle kiest noodgedwongen een deel van de portefeuille. De agents lopen de hele portefeuille door, want dat kost hen geen extra tijd.
Geen losse automatisering
Niet één proces geautomatiseerd, maar één laag over de hele onderneming die zelf de vraag stelt of een afspraak is nagekomen.
Veelgestelde vragen
Wat houden contract compliance services in?
Het doorlopend toetsen of contractuele afspraken worden nagekomen, geleverd als dienst in plaats van als eenmalig onderzoek. De contracten en de administratie worden samen gelezen, afwijkingen worden onderbouwd met hun bron, en de organisatie krijgt per afwijking een voorstel in plaats van een lijst met signalen.
Wat wordt er van de eigen organisatie verwacht?
Toegang tot de contracten en de administratie, en een vaste persoon die de voorgestelde acties beoordeelt. De ontvangkant is de bepalende schakel: een goed onderbouwd voorstel dat niemand oppakt, levert niets op.
Moet er eerst een systeem worden vervangen?
Nee. De laag draait naast de bestaande systemen en laat de bronnen leidend. Er is geen migratie nodig; wat er al staat blijft staan.
Dit op uw portefeuille zien?
Het aantal trajecten per jaar is beperkt. Via de wachtlijst kijken we eerst of het past.